MOT SO DINH NGIA VE ERP

Còn đây là định nghĩa về ERP- của chính người làm về ERP đưa ra mà mình thấy rất hay và dễ dàng tiếp cận hơn cho những bạn mới bắt đầu tìm hiểu ERP.

Nguyên văn:

Vào một ngày tất bận công việc, tôi bước vào phòng họp của công ty đối tác với một sự lo lắng về mơ hồ của những khán thích giả đang chời đợi tôi. Sau những câu chào xã giao, gắn con chiến mã thân yêu Dell XX vào máy chiếu, bận slide và bắt đầu màn diễn thuyết về những vấn đề kinh điển và thường trực trên mỗi nếp nhăn của những khán giả trong thích phòng

Làm như thế nào để có thể xác định và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tốt cho doanh nghiệp của bạn? theo tôi, chúng ta cần thông tin, thông tin và thông tin chính xác cao độ.

Hôm qua/tháng trước/năm trước bạn chi bao nhiêu tiền mặt, ngài mai/tháng sau/năm sau bạn dự tính chi bao nhiêu tiền mặt ....

Kế hoạch đặt hàng và mua hàng của bạn ra sao? bao giờ thì hàng sẽ về kho A/B/C, có đủ hàng và kịp sản xuất không? có đủ tiền để chi cho các hóa đơn mua hàng không? ai sẽ báo cáo cho bạn? thời gian cần thiết là bao lâu để ra báo cáo? nếu xảy ra trục trặc trong việc giao nhận họ đã có những thông tin cần thiết để gọi nguồn cung khác chưa? ...

Bạn kiểm tra thông tin thu/chi ngày hôm qua/tháng trước/năm trước ... như thế nào, mất bao lâu từ lúc bạn quyết định cần xem thông tin đến lúc thông tin đó có trên bàn của bạn?

Hôm qua/tháng trước/năm trước doanh số của bạn bao nhiêu, ngày mai/tháng sau/năm sau bạn dự tính doanh số bán của bạn bao nhiêu?

Làm thế nào để bạn cân đối được nguồn lực hàng hóa, luân chuyển hàng hóa hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng tối đa nhu cầu ở mỗi khu vực bán hàng? bạn đã có những báo cáo bán hàng kịp thời và chính xác chưa?

Các hoạt động xử lý giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán/mua bán có tức thời và thông suốt giữa các phòng ban của bạn chưa? hay phần lớn vẫn phải thủ công, kiểm tra trên giấy tờ ... và rồi phải chỉnh sửa vào cuối ngày?

Việc lập kế hoạch sản xuất ra sao, có thông suốt giữa các phân xưởng, bộ phận với nhau? và nguyên vật liệu có đầy đủ cho từng ca sản xuất .... và việc tính giá thành có phải là một sự khó khăn trở ngại với các bạn vào những ngày đầu tháng? ...

Nói chung, tất cả các bạn đã và đang nhìn thấy những gì tôi nêu lên ở đây và hơn thế nữa, thông qua hoạt động hằng ngày của mình, và tất nhiên, để hổ trợ các bạn không có gì khác hơn ngoài một hệ thống, và một hệ thống hiện hữu tốt nhất thường được xây dựng là những phần mềm máy tính, nó có thể là excel,

ồh xin lỗi, chắc là những file/sheet excel đang trở nên quá tải với tất cả những nhu cầu ở trên và đôi lúc một sai sót nhỏ của nó đã khiến vài anh/chị ở đây mất vài giờ đồng hồ để tìm kiếm và chỉnh sửa lại phải không nhỉ?

Phần mềm đó cũng có thể là những software nhỏ rời rạc được phát triển nhiều năm qua từ bộ phận IT của mình, hoặc sự công tác của IT với các công ty phần mềm? có phải nó đáp ứng được công việc hiện tại không ạh? nhưng chắc nó cũng có những điểm yếu trong việc kết nối và chia sẽ dữ liệu lẫn nhau và chúng ta vẫn phải tốn nhiều thơi gian để kiểm tra xử lý ... và báo cáo quản trị hay tổng hợp thì phải mất vài giờ đồng hồ mới có được đầy đủ.

Cái tôi mang đến hôm nay cho các bạn là một phần mềm trọn gói, nó đã tích hợp sẳn mọi thứ, nó tương tích với các mô hình hoạt động, định chế sản xuất/tài chính của nhiều quốc gia mà các tác giả làm nên nó đã giày công nghiên cứu và tích hợp vào trong, nó quản lý bao quát hoạt động của một doanh nghiệp từ lúc hoạch định, mua nguyên vật liệu, sản xuất, phân phối và bán ra thị trường, nó quản lý luôn những tài sản của công ty, nhân sự của công ty, tính gia thành sản xuất, .... để ra một cái nhìn tổng quát, để có một số liệu duy nhất và tức thời và vì vậy nó được những người tiên phong (tây lông) làm nên nó định nghĩa là ERP. Tất nhiên vì nó là một ERP đóng gói làm sẳn nên nó có một CSDL duy nhất, nơi ghi nhận mọi nghiệp vụ phát sinh trên hệ thống nhờ đó tính duy nhất và tức thời của dữ liệu được đáp ứng và cũng vì thế nên ERP mà tôi nói đến cũng có một lộ trình phát triển và nâng cấp trong tương lai nhằm đáp ứng hơn nữa những nhu cầu thiết thực của doanh nghiệp. Và điều này thực sự khác biệt nếu chúng ta làm một hệ thống ERP từ việc outsource hoặc kết hợp những phần mềm nhỏ lẽ khác nhau.

Nếu các bạn quan tâm chúng tôi sẽ tiếp nhận những nhu cầu hiện tại và tương lai của anh chị ngay từ lúc này, rồi dựng nên một kịch bản demo và sẽ thực hiện vào ngày ...
Không biết là các bạn có câu hỏi nào không ạh?

Tôi tiếp cận ERP theo kiểu là một người tư vấn triển khai, nên tôi nhìn nó dưới lăng kính tính năng và ứng dụng cho người thụ hưởng vì thế cách giải thích ERP của tôi cơ bản là như phần in đậm trên và theo chiều sâu thì tùy vào gói ERP nào (NAV, AX, B1, SAP)


Các thách thức khi triển khai ERP

- Thách thức lớn nhất: mức độ chuẩn hoá của doanh nghiệp

o Cái gì là điểm chung giữa các thực thể kinh doanh (business unit) và những cái gì trong sự biến đổi?

o Việc có những quy trình xử lí các đơn hàng mang tính thống nhất toàn cầu có tầm quan trọng như thế nào đối với chúng ta?

o Có phải khách hàng đều có cùng một nghĩa ở mọi thực thể kinh doanh

o Chúng ta nên triển khai (roll-out) ứng dụng ở diện rộng ( globally) hay ở một vài điểm xác định trước?

- Hệ thống ERP sẽ làm tăng hay làm giảm lợi thế cạnh tranh của chúng ta?

- Những gì sẽ ảnh hưởng đến tổ chức và văn hoá của chúng ta khi áp dụng ERP.

- Liệu chúng ta có cần thiết sử dụng tất cả các module của ERP?

- Liệu còn cách nào khác để quản lí thông tin một cách thực sự phù hợp với chúng ta hơn?

- Và một thách thức cực lớn nữa mà đáng ra phải là thách thức đặt ra từ “đầu tiên”. Đó là “Cost” để triển khai một ERP là bao nhiêu thì phù hợp?
Bắt đầu thế nào với ERP?

Khi tăng trưởng diễn ra quá nhanh, lãnh đạo doanh nghiệp lúng túng trong việc kiểm soát thông tin, họ nên tìm đến "Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp" (ERP).

Ông Hoàng Mạnh Hùng, Trưởng phòng dự án công ty phần mềm FAST chia sẻ kinh nghiệm về các bước khởi đầu dự án ERP, chi phí và lựa chọn giải pháp...
Triển khai ERP: Những công đoạn nào?
Phương pháp tư vấn hiện đại về triển khai hệ thống ERP bao gồm các bước sau:
1) Đưa ra các qui trình, giải pháp đã triển khai để khách hàng tham khảo.
2) Liên hệ với các khách hàng đã triển khai ERP hoặc đưa lãnh đạo doanh nghiệp đang tư vấn đi thực tế các mô hình triển khai thành công.
3) Đào tạo những người sử dụng chính, cán bộ nghiệp vụ chủ chốt nắm vững qui trình chuẩn đã có của hệ thống phần mềm ERP.
4) Từ đó bắt đầu khảo sát tìm hiểu các nghiệp vụ của khách hàng.
5) Xây dựng giải pháp và tư vấn cho khách hàng dựa trên hệ thống qui trình của ERP mà khách hàng đã nắm vững.
6) Phân tích, tư vấn cho khách hàng những điểm lợi, hại trong các yêu cầu thay đổi qui trình trong hệ thống ERP chuẩn.
Chi phí đầu tư cho một hệ thống ERP?
Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm:
1)Chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…)
2)Chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu)
3)Chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP.
4)Chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai
5)Chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành.
6) Chi phí hành chính (lương nhân viên làm thêm ngoài giờ)
7) Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng.



ERP: Chọn giải pháp “nội” hay “ngoại”?
EPR ngoại nhập có nhiều qui trình đầy đủ và chi tiết, có các qui trình riêng cho từng ngành nghề, theo chuẩn quốc tế, sự ổn định cao, người sử dụng hoàn toàn tuân thủ và thực hiện công việc theo qui trình đã có trên hệ thống. Như vậy, ERP ngoại thích hợp cho các doanh nghiệp lớn, qui trình ổn định, một hệ thống quản lý áp đặt được công việc cho cán bộ thực hiện.

ERP ngoại tuy hoạt động theo chuẩn mực quốc tế nhưng khi áp dụng vào trong từng nước có thể không phù hợp. Cụ thể, để áp dụng vào Việt Nam, module kế toán được coi là xương sống của ERP không thể áp dụng được theo chuẩn mực, chế độ, các qui định kế toán của Việt Nam. Như vậy công tác này sẽ phải thực hiện theo kiểu thủ công hoặc mua một phần mềm kế toán thực hiện báo cáo theo đúng qui định. Do đó, sẽ mất đi tính toàn vẹn, hoàn chỉnh của hệ thống ERP.

Tuy không đầy đủ qui trình như ERP ngoại, phần mềm ERP nội có ưu điểm đó là nắm rõ các nghiệp vụ, nhu cầu các doanh nghiệp trong nước, tuân thủ đúng qui định, chuẩn mực tài chính trong nước. Phát triển theo hướng lập trình cho từng lĩnh vực riêng cho các doanh nghiệp trong nước, tạo ra sản phẩm có thể may đo thêm những tùy biến theo yêu cầu của doanh nghiệp. Với cách linh hoạt này tạo cho doanh nghiệp khả năng ứng dụng cao hơn, trên cơ sở vẫn kế thừa qui trình quản lý hay mà doanh nghiệp đang áp dụng và qui trình quản lý hiện có trên hệ thống ERP nội.

Xét về mặt giá cả, ERP ngoại có giá cao hơn nhiều lần so với ERP nội. Các phần mềm ERP nội có giá mềm dẻo và linh hoạt hơn trong việc đưa ra các gói sản phẩm và việc thực hiện triển khai theo từng module.